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Gliederung des Textes


Die Druckformate "Gliederung 1" bis "Gliederung 9" dienen nicht nur dazu, festzulegen, wie sich Überschriften der jeweiligen Hierarchie vom übrigen Text optisch abheben. Absätze, die mit solchen Druckformaten verbunden sind werden von WinWord als "besondere Absätze" erkannt. Das Programm bietet die Möglichkeit, solche Absätze automatisch durchzunumerieren. Außerdem kann auf Knopfdruck aus den Überschriften eine komplette Gliederung mit Seitenzahlen erstellt werden. Die Erfahrung zeigt, daß diese unschätzbar wertvollen Hilfsmittel selbst von "höheren Semestern" kaum genutzt werden. Meistens wird noch von Hand numeriert und gegliedert. Das ist extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.

Zur Demonstration der beiden Möglichkeiten brauchen wir einen Übungstext. Schreiben Sie also bitte einen Text mit mehreren, verschieden wichtigen Überschriften. Dazu eignet sich beispielsweise ein Auszug aus der zu schreibenden Hausarbeit. Bitte weisen Sie aber noch keine Gliederungs-Druckformate zu. Dafür gibt es eigene Hilfsmittel, die in den folgenden Abschnitten "Zuweisen einer Überschriftsebene" und "Die Gliederungsansicht" beschrieben werden.

Zuweisen einer Gliederungsebene

Die Überschriften einer Hausarbeit müssen den Gliederungs-Druckformaten zugewiesen sein. "Gliederung 1" bezeichnet die Überschriften der obersten Hierarchie oder Ebene. "Gliederung 2" ist das Druckformat für Unterüberschriften zu den mit "Gliederung 1" gekennzeichneten Absätzen. "Gliederung 3" kennzeichnet Unterüberschriften zu "Gliederung 2" usw.

Um einen Überschriftsabsatz mit dem Druckformat für die gewünschte Gliederungsebene zu versehen, kann eine der beschriebenen Methoden (siehe: "Zuweisen eines Druckformates") verwendet werden. Zur Erinnerung: das Druckformat kann über den Dialog, der mit 'Format, Druckformat' geöffnet wird, oder mit dem Druckformatmenü in der Formatierungsleiste gewählt werden. Eventuell sind jedoch weder im Dialog noch im Menü alle Gliederungs-Druckformate aufgelistet. Aus diesem Grund und weil die Druckformate "Gliederung 1" bis "Gliederung 9" sehr oft zugewiesen werden müssen, existieren hierfür eigene Tastenkombinationen:
Mit SHIFT + ALT + PFEIL LINKS wird ein Absatz der Gliederungs-Druckformate in die nächsthöhere Gliederungsebene gesetzt. Wenn sich die Eingabemarke beispielsweise in einem Absatz des Druckformates "Gliederung 2" befindet, wird dieser auf Druck von SHIFT + ALT + PFEIL LINKS mit dem Druckformat "Gliederung 1" versehen.

Mit SHIFT + ALT + PFEIL RECHTS wird eine Überschrift in die nächsttiefere Gliederungsebene gesetzt. Beispiel: wird in einem Absatz des Druckformates "Gliederung 2" SHIFT + ALT + PFEIL RECHTS gedrückt, dann erhält er das Druckformat "Gliederung 3".

Wird eine der beiden Tastenkombinationen in einem normalen Textabsatz verwendet, der keinem der Gliederungs-Druckformate angehört, so wird diesem das Druckformat der vorangehenden Überschrift zugewiesen.

Die Gliederungsansicht

Zum Überprüfen und Ändern der Gliederungsebenen eines Dokumentes eignet sich auch die "Gliederungsansicht". Sie kann, wie die anderen Bildschirmansichten (siehe unter: "Bildschirmansichten"), über das Menü 'Ansicht' eingeschaltet werden.

In dieser Ansicht wird der Text "geschachtelt" dargestellt. Absätze, die mit dem Druckformat "Gliederung 1" versehen wurden, die also die oberste Gliederungsebene bilden, beginnen am linken Bildschirmrand. Absätze des Druckformates "Gliederung 2" werden etwas nach rechts eingerückt. Absätze der dritten Gliederungsebene werden noch etwas weiter nach rechts gerückt usw. "Normale" Textabsätze, die keinem der Gliederungs-Druckformate angehören, werden etwas weiter rechts als die zugehörige Überschrift eingerückt. Auf diese Art entsteht ein Textbild, an dem, ähnlich wie bei einem Inhaltsverzeichnis, die Hierarchie der Überschriften durch deren Position schnell zu erkennen ist.

Anstelle des Lineals erscheint die folgende Kontrolleiste:

Gliederungsansicht

Wenn zur Übersichtlichkeit nur bestimmte Gliederungsebenen angezeigt werden sollen, kann mit den Buttons '1' bis '8' eingestellt werden, wieviele Ebenen sichtbar sein sollen. Die Zahlen entsprechen dabei der Nummer des Gliederungs-Druckformates für die jeweilige Ebene. 'Alles' zeigt alle Überschriftsebenen und normale Textabsätze an.

Zur Änderung der Gliederungsebenen dienen die fünf linken Buttons der Gliederungs-Symbolleiste. Zunächst muß die Eingabemarke in den Absatz plaziert werden, der umgestuft werden soll. Mit dem Pfeil nach links wird eine Überschrift in die nächst höhere-, mit dem Pfeil nach rechts in die nächst tiefere Gliederungsebene gestuft. Die Absätze erhalten dann das entsprechende Gliederungs-Druckformat. Der Doppelpfeil nach rechts wandelt eine Überschrift in einen normalen Textkörper um. Die übrigen Buttons sind von geringerer Bedeutung weshalb nicht näher auf sie eingegangen werden muß.

Durchnumerieren von Überschriften

In der WinWord-Version 2 ist das automatische Numerieren der Überschriften im Vergleich zu den späteren Versionen noch nicht besonders ausgereift. Dennoch möchte ich hier kurz auf die Möglichkeiten eingehen, Absätze, die mit den Gliederungs-Druckformaten versehen sind, vom Programm numerieren zu lassen.

Hinzufügen von Überschriftsnummern

Zunächst muß der Bereich des Dokumentes, in dem die Überschriften mit Nummern versehen werden sollen, markiert werden. Um den gesamten Text zu markieren können Sie sich der Tastenkombination STRG + 5 (IM ZIFFERNBLOCK) bedienen. Danach wählen Sie 'Numerierung und Aufzählungen' aus dem Menü 'Extras'. Folgendes Dialogfenster erscheint:

Überschriften numerieren

Hier ist die Kategorie 'Gliederung' zu wählen. Dann kann im Feld 'Format' unter verschiedenen Numerierungsformaten gewählt werden. Interessant sind dabei das sogenannte "Dekadische Format" mit der Bezeichnung 'Dezimal' sowie das zweite Format in der Liste, 'Gliederung'. Im Vorschaufeld 'Monitor' wird das Erscheinungsbild des selektierten Formates wiedergegeben.

Die Felder 'Automatische Aktualisierung' und 'Nur Nummern ersetzen' sollten jeweils eingeschaltet sein. Mit dem Schaltfeld 'Negativer Erstzeileneinzug' wird bestimmt, ob die erste Zeile der Überschriften um den Wert im Feld 'Maß' nach links eingerückt sein soll. Dadurch wird die Nummer der Überschrift besser vom übrigen Text abgehoben.

Auf Druck von 'OK' werden die Gliederungs-Absätze des markierten Bereiches durchnumeriert. Das Ergebnis sollte dann überprüft werden. Leider gibt es unter WinWord 2 keine Möglichkeiten, das Numerierungsformat zu beeinflussen. Wenn das Resultat also nicht gefällt empfehle ich, die Nummern wieder entfernen zu lassen (siehe nächster Abschnitt) und die Überschriften manuell zu numerieren. Mit dem automatischen Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses kann dann immer noch eine Menge Arbeit gespart werden.

Entfernen der Überschriftnummern

Die im letzten Arbeitsschritt eingefügten Nummern vor den Gliederungs-Absätzen können auf Wunsch auch wieder entfernt werden. Dazu muß der Text zunächst wieder markiert werden. Mit 'Extras, Numerierung und Aufzählungen' erscheint der eben dargestellte Dialog. Hier ist in der Kategorie 'Gliederung' 'Entfernen' zu drücken und die Nummern der Überschriften im markierten Textbereich verschwinden.

Automatisches Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Wurden in einem Dokument die Überschriften mit den "Gliederung"-Druckformaten verbunden, dann kann auf Knopfdruck eine Gliederung an beliebiger Stelle im Dokument eingefügt werden.

Zunächst muß die Eingabemarke an die Position im Text bewegt werden an der ein Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Über 'Einfügen, Inhaltsverzeichnis' wird dann folgendes Dialogfenster geöffnet:

Inhaltsverzeichnis

Dort muß 'aus Überschriften' gewählt werden. Auf Druck von 'OK' wird an der aktuellen Position im Text ein Inhaltsverzeichnis eingefügt.

Beispiel: suchen Sie die Seite mit dem Titel "Gliederung" im ersten Textabschnitt (siehe "Textabschnitte") des Übungstextes. Setzen Sie die Eingabemarke unter den Absatz der Überschrift "Gliederung". Wählen Sie dann 'Einfügen, Inhaltsverzeichnis'. Aktivieren Sie im Dialog 'aus Überschriften'. Auf Druck von 'OK' wird das Verzeichnis erstellt und eingefügt. Beachten Sie, daß die Nummern der Überschriften in der Gliederung ebenfalls angezeigt werden.

Das Inhaltsverzeichnis ist aus verschiedenen Absätzen aufgebaut, die den "Verzeichnis"-Druckformaten angehören. Diese Druckformate dürfen nicht mit den Gliederungs-Druckformaten verwechselt werden. Sie geben lediglich das Aussehen des Inhaltsverzeichnisses vor. Um eine Ebene des Inhaltsverzeichnisses umzugestalten genügt es daher, das entsprechende Verzeichnis-Druckformat zu ändern. Beispiel: die obersten Gliederungspunkte sollen im Inhaltsverzeichnis fettgedruckt erscheinen. Dazu muß die Zeichenformatierung des Druckformates "Verzeichnis 1" geändert werden. Wie ein Druckformat geändert wird ist im Abschnitt "Ändern eines Druckformates" beschrieben.

Tip: um ein Inhaltsverzeichnis nach Änderungen im Text zu aktualisieren genügt es, die Eingabemarke in das Verzeichnis zu bewegen und dort die Taste F9 (Felder aktualisieren) zu drücken. Wurden zwischenzeitlich Überschriften eingefügt oder auf andere Seiten verschoben, dann wird das Inhaltsverzeichnis entsprechend überarbeitet.


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