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Speichern und Dateiverwaltung


Nichts ist bei Computeranfängern größer als die Angst vor ungewolltem Datenverlust oder "Abstürzen" des Rechners. Tatsächlich stehen dem Benutzer zahlreiche Hilfsmittel zur Verfügung, um die Datensicherheit zu gewährleisten und Schäden durch Programmabstürze oder Datenträgerdefekte gering zu halten. Beachten Sie bitte auch den Abschnitt "Sicherheitskopien auf Diskette erstellen".

Speichern des Dokumentes

Ein frühzeitiges und regelmäßiges Abspeichern des Dokumentes ist die beste Voraussetzung für ein sicheres Arbeiten. Die meisten Programme und so auch WinWord bieten eine Autospeichern-Funktion, die bearbeitete Texte periodisch speichert. Sie wird unter "Speichern - Einstellungen" erklärt. Um das aktive Dokument zu sichern, wählt man 'Speichern' im Menü 'Datei'. Statt des Menübefehls genügt auch die Tastenkombination UMSCHALT + F12.

Erstes Speichern

Wenn die Datei zum ersten mal gesichert wird, erscheint der Dateiauswahldialog:

Datei speichern

Mit der Box 'Laufwerke' wird der Datenträger ausgewählt, auf dem die Datei gespeichert wird. Das Diskettenlaufwerk hat in der Regel den Namen 'A:'. Ältere Rechner haben oft zwei Laufwerke, das zweite heißt dann 'B:'. Die Festplatte, auf der Sie Ihre Datei während dem Bearbeiten speichern sollten, heißt meistens 'C:'. Wer im Cip-Pool arbeitet, muß sich über das Cip-Raum-Supportsystem informieren, auf welchem Laufwerk Daten abgelegt werden dürfen.

Die Spalte 'Verzeichnisse' dient zum Auswählen des Verzeichnisses oder Ordners. Der hierarchische Aufbau eines Laufwerkes sollte aus anderen Programmen bekannt sein. Falls nicht, hier eine kurze Erläuterung, die jedoch das Lesen einer Einführung in das Betriebssystem Windows nicht ersetzen kann. Da sich auf Datenträgern, das heißt Festplatten oder Disketten, schnell sehr viele Dateien ansammeln, können diese zur besseren Übersichtlichkeit in "Ordner" einsortiert werden. Diese Ordner nennt man auch "Verzeichnisse". Ordner erhalten einen Namen, der den Inhalt der Verzeichnisse wiedergeben sollte. Ordner können neben Dateien auch weitere Ordner enthalten.

Auf diese Art entsteht ein Baum aus verschiedenen Verzeichnissen und Unterverzeichnissen. Dieser wird in der rechten Listbox 'Verzeichnisse' dargestellt. Die Verzeichnisse werden mit kleinen gelben Ordnerpiktogrammen versehen. Durch Doppelklick auf einen der Einträge wird der entsprechende Ordner geöffnet und zum "Zielverzeichnis" für die zu speichernde Datei. Das Zielverzeichnis ist der Ordner, in dem die Datei abgelegt wird.

Das komplette Zielverzeichnis wird über der Ordnerliste angegeben. Zunächst sehen Sie die Laufwerksangabe, hier "c:\program\winword\texte". Dann folgen die einzelnen Verzeichnisse und Unterverzeichnisse, hier "c:\program\winword\texte." Aus diesen Angaben entsteht ein sogenannter "Pfadname". Dieser kann als eine Art Adresse verstanden werden, unter der die Datei später aufzufinden ist. Daher sollte man sich die Pfadangabe möglichst von Anfang an merken, um panisches Dateisuchen zu vermeiden. Benutzer des Cip-Pools müssen ihre Dateien derzeit auf "h:\wap\winword" ablegen.

Im Feld 'Dateiname' wird eine Bezeichnung für die Datei mit maximal acht Stellen eingetragen. Danach folgt die Endung ".doc" für "document". Die Endung muß jedoch nicht mit eingegeben werden, sie wird automatisch angefügt. Es sollte ein Name gewählt werden, der erkennen läßt, um welches Dokument es sich handelt. Beispielsweise "stgbklei.doc" für die kleine Strafrechtarbeit.

Als 'Dateityp' ist im Normalfall das voreingestellte 'Word-Dokument' zu belassen. Auf Druck von 'OK' wird die Datei auf dem gewählten Laufwerk, im angegebenen Verzeichnis, unter dem eingegebenen Dateinamen gesichert. Im Fehlerfalle erfolgt eine Meldung. Falls eine Datei gleichen Namens bereits existiert, wird nachgefragt, ob diese überschrieben werden soll.

Wiederholtes Speichern der Datei

Falls die Datei bereits gespeichert wurde, also schon einen Dateinamen erhalten hat, erfolgt nach 'Datei, Speichern' kein Dialogfenster. Das Dokument wird dann unter dem vergebenen Namen erneut gesichert.

Speichern unter anderem Namen oder an anderem Ort

Falls eine bereits gesicherte Datei unter neuem Namen, in ein anderes Verzeichnis oder auf ein anderes Laufwerk gespeichert werden soll, muß statt 'Speichern' 'Speichern unter' aus dem Menü 'Datei' gewählt werden. Dann erscheint wieder der Dateiauswahldialog, in dem alle Angaben nach Wunsch geändert werden können.

Laden der Datei

Um den gespeicherten Text wieder zu öffnen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Im Menü 'Datei' wird am unteren Rand eine Liste der zuletzt bearbeiteten Dokumente geboten. Wenn die gewünschte Datei hier aufgeführt ist, dann kann sie über den Menüeintrag direkt geöffnet werden.

Ansonsten wählt man 'Öffnen' im Menü 'Datei'. Der im Abschnitt "Speichern des Dokumentes" beschriebene Dialog erscheint, mit dessen Hilfe Laufwerk und Verzeichnis der gesuchten Datei bestimmt werden müssen. In der Dateiliste des Dialoges sollte dann auch das zu öffnende Dokument erscheinen. Ein Doppelklick auf den Eintrag genügt, um die Datei zu laden.

Speichern - Einstellungen

WinWord kann so konfiguriert werden, daß in regelmäßigen Abständen eine automatische Speicherung erfolgt und außerdem die Vorversion der Datei als Sicherheitskopie beibehalten wird. Dazu ist 'Extras, Einstellungen' anzuklicken. Im Dialogfenster 'Einstellungen' bitte die Kategorie 'Speichern' wählen.

Durch aktivieren des Feldes 'Sicherungskopie immer erstellen' wird erreicht, daß vor jedem Speichervorgang die eventuell bereits vorhandene alte Version der Datei umbenannt und dadurch nicht überschrieben wird. Der Dateiname erhält dann die Endung ".bak" für "backup". Falls später Probleme mit der Originalversion auftreten sollten, kann statt dessen die ältere Sicherheitskopie geladen werden, so daß der Datenverlust gering bleibt.

Außerdem sollte 'Automatisches Speichern alle' aktiviert werden. Dann kann im Eingabefeld das gewünschte Zeitintervall eingegeben werden, in dem das Dokument jeweils automatisch - also ohne Eingabe eines Befehls - gespeichert wird.

Speichern in anderen Dateiformaten

Dieser Abschnitt ist für jeden interessant, der sein Dokument an einem Rechner ausdrucken möchte, auf dem ein anderes Textverarbeitungsprogramm oder eine ältere Word-Version installiert ist. Dazu muß das Dokument ins Dateiformat der anderen Anwendung bzw. der älteren Word-Version gebracht werden.

Tip: neuere WinWord Versionen können Texte von älteren Versionen ohne weiters lesen, so daß in dieser Richtung keine Konvertierung nötig ist.

Die Datei soll also in einem anderen Dateiformat auf Diskette gespeichert werden. Wählen Sie dazu 'Datei, Speichern unter'. Der Dateiauswahldialog erscheint. Im Feld 'Laufwerke' muß der Name des Diskettenlaufwerkes ("A:" oder "B:") selektiert werden. Eventuell muß noch ein Dateiname eingegeben werden. Der Dateityp wird im gleichnamigen Feld festgelegt. Dort können neben Formaten anderer Textverarbeitungsprogramme auch ältere Word-Formate, so zum Beispiel das Format 'Word 1.x für Windows', gewählt werden.

Auf Druck von 'OK' wird die Datei im gewählten Format auf Diskette gesichert.


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