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Grundlegende Begriffe und Werkzeuge


Die Arbeitsumgebung

WinWord wird unter Windows 3.11 durch Doppelklick auf das entsprechende Symbol im Programmanager gestartet. Windows95 Anwender öffnen WinWord über den Eintrag 'Microsoft Word' in einem Untermenü des Menüs 'Start'.

Auf dem Bildschirm erscheint das WinWord-Fenster mit dem Programmnamen in der Titelleiste. Unter der Titelleiste befindet sich die "Menüzeile". Darunter finden Sie zwei Reihen mit Buttons und Eingabefeldern, die sogenannten "Symbolleisten". Die obere Symbolleiste ist die "Standard-Symbolleiste", die untere wird als "Formatierungs-Symbolleiste" bezeichnet. Direkt unter den Symbolleisten liegt das sogenannte "Zeilenlineal".

Sollte eine der Symbolleisten oder das Zeilenlineal nicht sichtbar sein, dann ist das entsprechende Element versteckt oder ausgeschaltet. Das Zeilenlineal wird einfach über den Eintrag 'Zeilenlineal' bzw. 'Lineal' (WinWord 7) im Menü 'Ansicht' aktiviert. Um die Symbolleisten darzustellen, bitte 'Symbolleisten' im gleichen Menü anwählen. Es erscheint ein Dialogfenster:

Einstellen der Symbolleisten

Im Dialogfeld 'Symbolleisten' bitte 'Standard' und 'Formatierung' (in WinWord 7: 'Format') abhaken. Nach Beenden des Dialoges mit 'OK' werden die beiden Symbolreihen dargestellt.

Der große weiße Bereich inmitten des Programmfensters ist der "Eingabebereich". Hier wird der Text eingegeben. Er wird umrahmt von zwei sogenannten "Scrolleisten", rechts und unterhalb des Bereiches. Diese sind erkennbar an den jeweils zwei Richtungspfeilen. Die Scrolleisten dienen zur Navigation innerhalb des Textes. Sie sind notwendig, da ein Dokument sehr schnell zu groß wird, um vollständig im Eingabebereich dargestellt zu werden. Dann ist immer nur ein Ausschnitt des Textes sichtbar. Welcher Ausschnitt dargestellt wird, kann mit den Scrolleisten festgelegt werden.

Am unteren Rand sehen Sie eine "Informationsleiste", die unter anderem die aktuelle Position im Text und die Uhrzeit wiedergibt.

Zeichen, Sonderzeichen und Absätze

Bislang ist der Eingabereich leer, es wurden noch keine Eingaben vorgenommen. Die "Eingabemarke" blinkt links oben im Bereich. Tippen Sie bitte den Satz "Das ist ein Absatz mit 50 Zeichen und einer Zeile." und drücken Sie zum Abschluß die EINGABE-Taste. Jeder der eingegebenen Buchstaben ist ein "Zeichen". Auch die "Leerzeichen" oder Wortzwischenräume sind vollwertige Zeichen, daher habe ich sie im Beispielsatz mitgezählt. Zum besseren Verständnis der folgenden Schritte sollten die "Sonderzeichen" angezeigt werden. Sonderzeichen sind u.a. Elemente des Textes, die sein Aussehen vorgeben und formatieren, ohne beim Ausdruck als sichtbare Markierungen zu erscheinen. Sie können jedoch am Bildschirm stellvertretend durch Symbole angezeigt werden. Zum Sichtbarmachen der Sonderzeichen existiert der Button 'Sonderzeichen sichtbar' in der Standard-Symbolleiste. Mit diesem Button werden Sonderzeichen sichtbar gemacht oder verborgen. Er wird mit einem Mausclick aktiviert und ist eingeschaltet, wenn er hell dargestellt wird.

Bitte schalten Sie den Button ein, der eben geschriebene Text sollte folgende Gestalt angenommen haben:

Sonderzeichen

Die Sonderzeichen sind jetzt sichtbar. Die Leerzeichen in der Zeile wurden durch Punkte ersetzt, beachten Sie zum Vergleich die Grafik. Zwischen den Worten sollte jeweils nur ein Punkt, d.h. ein Leerzeichen, erscheinen. Am Ende der Zeile befindet sich eine "Absatzmarke", die einem umgedrehten "P" ähnelt. Die Absatzmarke bestimmt das Ende eines Absatzes. Ein Absatz kann beliebig viele Zeichen umfassen, er kann auch leer sein, d.h. keine Zeichen enthalten. Die Eingabemarke müßte noch am Beginn der zweiten Zeile sein. Drücken Sie erneut die EINGABE-Taste, eine Absatzmarke erscheint, der Cursor springt in die nächste Zeile. Sie haben auf diese Art einen leeren Absatz erzeugt.

Beachten Sie, daß eine Absatzmarke immer auch einen Zeilenumbruch auslöst, d.h. die Eingabemarke springt an den Anfang der nächsten Zeile. Sie sollte jedoch nicht dazu mißbraucht werden, das Ende einer Zeile innerhalb eines Satzes oder eines Textabsatzes zu bilden. Denn, wie der Name schon sagt, dient die Absatzmarke zum Beenden eines Absatzes. Absatz bezeichnet hier genau das, was auch allgemein darunter verstanden wird. Ein Absatz ist die Zusammenfassung eines oder mehrerer Sätze, die sinngemäß zusammengehören. Er kann eine oder mehrere Zeilen umfassen und wird am Ende durch einen Zeilenumbruch abgeschlossen.

Zeilenumbrüche innerhalb des Absatzes werden automatisch von der Textverarbeitung verwaltet. Sobald ein Wort nicht mehr in eine Zeile paßt ohne den Seitenrand zu überschreiten, wird es in die nächste Zeile gesetzt. Schreiben Sie zur Demonstration bitte folgenden Text:

"Dieser Absatz ist mit Sicherheit so lange, daß er nicht in eine einzige Zeile paßt. Der Absatz umfaßt zwei Sätze, damit er noch länger wird."

Innerhalb des Textes bitte nicht die EINGABE- Taste drücken. Erst wenn der zweite Satz fertig abgeschrieben ist, darf der Absatz mit der EINGABE- Taste beendet werden. Sie sehen, daß der Zeilenumbruch innerhalb des Absatzes automatisch erfolgt ist.

Navigation im Text

Bitte schreiben Sie jetzt einige Absätze mit beliebigem Inhalt. Diese benötigen wir für die noch folgenden Lernschritte. Sie sollten mindestens soviel Text schreiben, daß einige der oberen Zeilen schon nicht mehr sichtbar sind.

Wenn Sie fertig sind, muß das Ganze zur Sicherheit abgespeichert werden. Lesen sie dazu bitte im Abschnitt "Speichern des Dokumentes".

Ein großes Problem von Textverarbeitungsanfängern ist das richtige Zurechtfinden im Dokument. Tatsächlich ist die Orientierung ganz einfach, Word bietet zudem zahlreiche Tastenkombinationen zum schnellen Bewegen im Text.

Sobald eine "Bildschirmseite" voll ist, also kein freier Raum mehr am unteren Rand des Eingabebereiches ist, wird der Text nach oben "gescrollt". Die obere Zeile verschwindet, der restliche Text wird nach oben geschoben, so daß wieder Freiraum für die Eingabe entsteht. Daraus entsteht ein einfaches Prinzip. Ich sehe immer nur einen bestimmten Ausschnitt des Textes. Alles, was ich vorher geschrieben habe, liegt oberhalb dieses Bereiches. Zeilen die ich später eingegeben habe befinden sich unterhalb. Mit Hilfe der vertikalen Scrolleiste am rechten Rand des Fensters kann man einen anderen Bereich des Textes sichtbar machen. Die Bedienung von Scrolleisten sollte aus dem Umgang mit Windows bekannt sein.

Beachten Sie dabei bitte, daß mit den Srolleisten nur der sichtbare Ausschnitt des Textes gewählt wird. Die Eingabemarke verbleibt an der letzten Position. Soll diese auch an eine andere Stelle bewegt werden, muß die neue Stelle noch mit der linken Maustaste angeklickt werden. Probieren Sie die Arbeitsweise der Scrolleisten und die Positionierung der Eingabemarke per Maus am Beispieltext aus.

Auch per Tastatur kann jede beliebige Stelle im Text angesteuert werden. Dazu dienen in erster Linie die vier PFEILTASTEN oder CURSORTASTEN. Auf einfachen Druck einer solchen Taste wird die Eingabemarke jeweils um eine Position nach links, rechts, oben oder unten bewegt. Wird der Anfang einer Zeile erreicht, so springt der Cursor an das Ende der vorigen Zeile. Wenn das Ende einer Zeile erreicht wird, dann bewegt sich die Eingabemarke an den Anfang der nächsten Zeile. Wenn der Cursor über den oberen oder unteren Rand des Eingabebereiches bewegt wird, erfolgt ein automatisches Scrollen des Textes.

In Kombination mit der STRG- (Steuerungs-) Taste werden ganze Wörter bzw. Absätze übersprungen. Drücken Sie STRG und halten Sie die Taste nieder. Auf Druck von PFEIL RECHTS oder PFEIL LINKS wird jeweils ein ganzes Wort übersprungen. In Kombination mit PFEIL OBEN und PFEIL UNTEN können Sie ganze Absätze in die entsprechende Richtung überspringen. Nachdem die gewünschte Position erreicht ist, muß STRG wieder gelöst werden. Bitte ausprobieren!

Die Taste POS 1 bewegt die Eingabemarke an den Anfang einer Zeile, die Taste ENDE an das Ende. In Kombination mit STRG wird der Anfang bzw. das Ende des Dokumentes angesprungen. Dabei ist wie beschrieben vorzugehen: STRG drücken und festhalten. Dann POS 1 oder ENDE drücken und beide Tasten wieder lösen.

Es bleiben noch die Tasten BILD OBEN und BILD UNTEN. Mit ihrer Hilfe wird jeweils eine Bildschirmseite nach oben oder unten gescrollt. In Kombination mit STRG wird der Beginn der ersten Zeile bzw. das Ende der letzten Zeile im aktuell sichtbaren Textausschnitt erreicht.

Wer sich gut und schnell im Text bewegen kann spart viel Zeit. Alle der genannten Tasten und Tastenkombinationen sind wichtig. Auch zum Markieren (siehe: "Markieren von Text") von Text sollte man sie kennen und beherrschen. Prägen Sie sich diese daher ein und spielen Sie noch ein wenig damit herum.

Markieren von Text

Bitte schreiben Sie den Satz: "So sieht Fettschrift aus.". Angenommen, das Wort "Fettschrift" soll jetzt auch tatsächlich in Fettschrift erscheinen. Dazu sind zwei Arbeitsschritte notwendig. Zunächst müssen wir dem Computer mitteilen, welchen Bereich des Textes wir umgestalten möchten. In diesem Falle ist es nur ein Wort, nämlich das Wort Fettschrift. Erst dann geben wir die Anweisung, welche Art von Gestaltung angewendet werden soll.

Das "Markieren" von Textbereichen ist also ein sehr wichtiges Werkzeug. Immer, wenn ein bestimmter Ausschnitt des Dokumentes bearbeitet, also umgestaltet, gelöscht, verschoben, formatiert etc., werden soll, muß dieser Bereich zunächst gekennzeichnet werden. Dieses Markieren von Text kann mit Hilfe der Maus, aber auch über die Tastatur vorgenommen werden.

Zum Markieren per Maus muß der Mauszeiger zunächst an den Anfang oder an das Ende des Bereiches bewegt werden, der zu markieren ist. Dann wird die linke Maustaste gedrückt und bleibt gehalten. Jetzt muß der Mauszeiger, bei gedrückter Maustaste, an das entgegengesetzte Ende des Bereiches geschoben werden. Den Bewegungen der Maus folgend wird der Text vom Anfangspunkt ausgehend schwarz unterlegt, also markiert. Nach dem Lösen der Maustaste bleibt der Bereich gekennzeichnet.

Versuchen Sie diese Technik auf unser Beispiel anzuwenden. Bewegen Sie den Mauszeiger vor den Anfang des Wortes "Fettschrift". Drücken Sie dann die linke Maustaste und schieben Sie den Zeiger bei festgehaltener Taste hinter den Buchstaben "t". Das Wort müßte jetzt schwarz unterlegt sein. Die angrenzenden Leerzeichen hingegen sollten nicht mit markiert sein. Dann können Sie die Maustaste wieder lösen.

Zur Übung versuchen wir das Ganze jetzt noch aus der anderen Richtung. Die Markierung wird mit einem erneuten Mausclick gelöscht. Klicken Sie auf den Buchstaben "F", die schwarze Unterlegung verschwindet und die Eingabemarke erscheint vor dem Wort. Wiederholen Sie nun die Markierung, jedoch von rechts nach links.

Die Technik des Markierens per Tastatur unterliegt dem gleichen Prinzip. Zunächst muß die Eingabemarke an den Rand des gewünschten Wortes oder Bereiches bewegt werden. Dann ist die Taste UMSCHALT (im Englischen "Shift") zu drücken und niederzuhalten. Zum Bewegen der Eingabemarke können alle oben (siehe: "Navigation im Text") beschriebenen Tasten und Tastenkombinationen verwendet werden. Die Textmarkierung folgt auch hier der angesteuerten Position. Wenn der Endpunkt erreicht ist, kann UMSCHALT wieder gelöst werden. Danach hebt jede weitere Bewegung der Eingabemarke die Markierung wieder auf.

Bewegen Sie die Eingabemarke vor das Wort "Fettschrift". Drücken Sie nun die UMSCHALT-Taste und halten Sie diese fest. Danach bewegen Sie die Markierung mit der PFEIL RECHTS-Taste bis ans Ende des Wortes. Das Wort ist jetzt markiert, die UMSCHALT-Taste kann wieder gelöst werden.

Jetzt ist der Textbereich, der fettgedruckt werden soll, gekennzeichnet. In der Formatierungs-Symbolleiste (siehe: "Die Arbeitsumgebung") finden Sie den Button 'Fettschrift' zur entsprechenden Gestaltung. Clicken Sie mit der Maus auf den Funktionsbutton, das markierte Wort wird jetzt in Fettschrift dargestellt.

Tip: Um das gesamte Dokument zu markieren, wählen Sie einfach den Eintrag 'Alles markieren' aus dem Menü 'Bearbeiten' oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + A.

Natürlich können beliebig viele Zeichen, Wörter und Absätze markiert werden. Jedoch immer nur zusammenhängende Bereiche, denn die Markierung kann nicht unterbrochen werden. So ist es nicht möglich, in unserem Bespielsatz die einzelnen Worte "So" und "Fettschrift" gleichzeitig zu markieren. Die Markierung müßte über dem Text " sieht " unterbrochen werden.

Für die Markierung von mehreren Zeilen bedeutet das: die Markierung kann an beliebiger Position in der Anfangszeile beginnen und an beliebiger Position in der Endzeile enden. Alle eventuell dazwischenliegenden Zeilen werden komplett mitmarkiert. Vielleicht sind die Folgen dieser Restriktion nicht gleich zu verstehen. Daher empfehle ich, einige Minuten intensiv die Technik des Text-Markierens zu trainieren.

Löschen von Text

Mit den Tasten ENTF und RüCKSCHRITT können einzelne Zeichen gelöscht werden. Um größere Textpassagen auf einmal zu löschen empfiehlt es sich, diese zunächst zu markieren (siehe: "Markieren von Text") und dann über 'Bearbeiten, Löschen' oder durch Druck der Taste ENTF zu entfernen.

Die Zwischenablage

Die "Zwischenablage" ist ein nützliches Werkzeug, um Text zu kopieren, zu verschieben oder in andere Anwendungen einzufügen. Sie wird im Englischen als "Clipboard" bezeichnet. Die Zwischenablage ist vergleichbar mit einer Pinnwand. Textteile können ausgeschnitten oder kopiert und an dieser Pinnwand zwischengelagert werden. Von dort können sie jederzeit abgenommen und an eine anderen Textstelle, in eine anderes Dokument oder auch in ein anderes Programm eingefügt werden.

Die Funktionsweise läßt sich am besten mit Hilfe eines Beispiels erklären. Schreiben Sie bitte die folgenden Sätze:

"Dieser Satz wird ausgeschnitten.
Dieser Satz wird kopiert."

Markieren Sie nun den ersten der beiden Sätze und wählen Sie 'Ausschneiden' aus dem Menü 'Bearbeiten'. Der Satz sollte vom Bildschirm verschwinden. Er ist jetzt zwar aus dem Text entfernt, jedoch nicht endgültig gelöscht. Die Worte wurden lediglich in die Zwischenablage verschoben.

Von dort können sie jederzeit wieder in das Dokument eingefügt werden. Bewegen Sie die Eingabemarke an eine andere Stelle im Text. Clicken Sie nun auf 'Einfügen' im Menü 'Bearbeiten'. Der ausgeschnittene Satz erscheint an der neuen Position. Auf diese Weise haben Sie also die Zwischenablage zum Verschieben von Text verwendet. Übrigens befindet sich immer noch eine Kopie des Satzes im Clipboard. Wählen Sie erneut 'Bearbeiten, Einfügen' und der Satz wird ein zweites Mal eingefügt.

Bitte markieren Sie nun die zweite Zeile ("... wird kopiert."). Wählen Sie 'Bearbeiten, Kopieren'. Der gekennzeichnete Text wird in die Zwischenablage kopiert. Im Unterschied zu 'Ausschneiden' wird er also nicht aus dem Dokument entfernt. Der alte Inhalt des Clipboards wurde jedoch, wie bei jedem 'Ausschneiden' oder 'Kopieren', durch den neuen Text überschrieben. Der zweite Satz kann nun über 'Bearbeiten, Einfügen' beliebig oft und an jeder gewünschten Stelle im Dokument eingefügt werden.

Bitte beachten Sie: das Clipboard kann immer nur ein "Datenpaket" enthalten. Jedesmal, wenn Sie in WinWord mit den Menübefehlen 'Ausschneiden' oder 'Kopieren' Text in die Zwischenablage legen, wird deren alter Inhalt überschrieben. Das gleiche gilt, wenn Sie in anderen Applikationen Objekte ausschneiden oder kopieren.

Rückgängig- Funktion

Wenn Ihnen versehentlich mal ein Fehler unterläuft, bei dem beispielsweise Text gelöscht oder falsch formatiert wird, dann ist das kein Grund zur Panik. Jede gute Windows-Applikation, die ich kenne, bietet eine sogenannte "Rückgängig- Funktion". Damit kann der letzte Arbeitsschritt widerrufen werden. Besonders komfortable Lösungen erlauben sogar das Aufheben von mehreren der zurückliegenden Schritte.

Unter WinWord 2 konnte leider nur eine Aktion rückgängig gemacht werden. Ab der WinWord-Version 6 gilt diese Einschränkung aber nicht mehr.

Die Rückgängig- Funktion ist in WinWord erreichbar über den Eintrag 'Rückgängig' im Menü 'Bearbeiten'. Auch bei anderen Programmen befindet sie sich standardmäßig an dieser Stelle.

Bildschirmansichten

WinWord bietet mehrere Arten, das Dokument auf dem Bildschirm darzustellen. In der "Normalansicht" wird lediglich der fortlaufende Text angezeigt. Diese Ansicht eignet sich zum schreiben bzw. zum korrigieren des Textes. Seitenumbrüche werden durch gestrichelte Linien gekennzeichnet. Seitenränder oder Seitenzahlen sind hier nicht sichtbar. Fußnoten werden nicht an ihrer exakten Druckposition wiedergegeben sondern sind in einem eigenen Fenster aufgelistet. Die Normalansicht verlangt den wenigsten Rechenaufwand. Die Navigation im Dokument ist in dieser Bildschirmansicht daher am schnellsten. Dieser Geschwindigkeitsvorteil wächst mit der Größe der Datei. Standardmäßig ist die Normalansicht aktiviert. Sie kann über das Menü 'Ansicht, Normal' aufgerufen werden.

Die "Layoutansicht" stellt das Dokument im Druckbild dar. Die Seitenumrisse und Seitenränder werden maßstabsgetreu wiedergegeben. Seitenzahlen und Fußnoten erscheinen an ihrer exakten Position. Die Darstellung in der Layoutansicht ist zwar schöner aber auch wesentlich langsamer als in der Normalansicht. Sie eignet sich daher am besten zur Gestaltung und Nachbearbeitung des fertigen Dokumentes. Um in die Layoutansicht zu schalten müssen Sie 'Layout' im Menü 'Ansicht' wählen. Unterhalb der rechten Scrolleiste erscheinen Pfeilbuttons zum Vor- und Zurückblättern der Seiten.

Für uns wichtig ist dann noch die "Gliederungsansicht". Die Gliederungsansicht sollte zur Kontrolle und Korrektur der Gliederung eines Dokumentes verwendet werden. Absätze, die Überschriften bilden sollen, werden hier besonders gekennzeichnet. Der Text wird außerdem in verschiedenen "Gliederungsebenen" dargestellt. Je niedriger der Rang einer Überschrift ist, desto weiter rechts erscheint sie. Genauere Hinweise finden Sie später im Abschnitt "Gliederung des Textes". Die Gliederungsansicht wird mit 'Ansicht, Gliederung' aufgerufen.

Tip: WinWord bietet außerdem die drei Buttons 'Bildschirmansichten', um schnell zwischen den Ansichtsarten hin- und herzuschalten. Diese befinden sich links neben der unteren Scrolleiste. Mit dem linken der drei Buttons wird in die Normalansicht gewechselt. Der Mittlere wählt die Layoutansicht, der Rechte die Gliederungsansicht.


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