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Gliederung des Textes


Die Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9" dienen nicht nur dazu, festzulegen, wie sich Überschriften der jeweiligen Hierarchie vom übrigen Text optisch abheben. Absätze, die mit solchen Formatvorlagen verbunden sind werden von WinWord als "besondere Absätze" erkannt. Das Programm bietet die Möglichkeit, solche Absätze automatisch durchzunumerieren. Außerdem kann auf Knopfdruck aus den Überschriften eine komplette Gliederung mit Seitenzahlen erstellt werden. Die Erfahrung zeigt, daß diese unschätzbar wertvollen Hilfsmittel selbst von "höheren Semestern" kaum genutzt werden. Meistens wird noch von Hand numeriert und gegliedert. Das ist extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.

Zur Demonstration der beiden Möglichkeiten brauchen wir einen Übungstext. Schreiben Sie also bitte einen Text mit mehreren, verschieden wichtigen Überschriften. Dazu eignet sich beispielsweise ein Auszug aus der zu schreibenden Hausarbeit. Bitte weisen Sie aber noch keine Überschrift-Formatvorlagen zu. Dafür gibt es eigene Hilfsmittel, die in den folgenden Abschnitten "Zuweisen einer Überschriftsebene" und "Die Gliederungsansicht" beschrieben werden.

Zuweisen einer Überschriftsebene

Die Überschriften einer Hausarbeit müssen den Überschrift- Formatvorlagen zugewiesen sein. "Überschrift 1" bezeichnet die Überschriften der obersten Hierarchie oder Ebene. "Überschrift 2" ist die Formatvorlage für Unterüberschriften zu den mit "Überschrift 1" gekennzeichneten Absätzen. "Überschrift 3" kennzeichnet Unterüberschriften zu "Überschrift 2" usw.

Um einen Überschriftsabsatz mit der Formatvorlage für die gewünschte Überschriftsebene zu versehen, kann eine der beschriebenen Methoden (siehe: "Zuweisen einer Formatvorlage") verwendet werden. Zur Erinnerung: die Formatvorlage kann über den Dialog "Formatvorlage", der mit 'Format, Formatvorlage' geöffnet wird, oder mit dem Formatvorlagenmenü in der Formatierungs-Symbolleiste gewählt werden. Eventuell sind jedoch weder im Dialog noch im Menü alle Überschrift-Formatvorlagen aufgelistet. Aus diesem Grund und weil die Formatvorlagen "Überschrift 1" bis "Überschrift 9" sehr oft zugewiesen werden müssen, existieren hierfür eigene Tastenkombinationen:
Mit SHIFT + ALT + PFEIL LINKS wird ein Absatz der Überschrift-Formatvorlagen in die nächsthöhere Überschriftsebene gesetzt. Wenn sich die Eingabemarke beispielsweise in einem Absatz der Formatvorlage "Überschrift 2" befindet, wird dieser auf Druck von SHIFT + ALT + PFEIL LINKS mit der Formatvorlage "Überschrift 1" versehen.

Mit SHIFT + ALT + PFEIL RECHTS wird eine Überschrift in die nächsttiefere Überschriftsebene gesetzt. Beispiel: wird in einem Absatz der Formatvorlage "Überschrift 2" SHIFT + ALT + PFEIL RECHTS gedrückt, dann erhält er die Formatvorlage "Überschrift 3".

Wird eine der beiden Tastenkombinationen in einem normalen Textabsatz verwendet, der keiner der Überschrift-Formatvorlagen angehört, so wird diesem die Formatvorlage der vorangehenden Überschrift zugewiesen.

Die Gliederungsansicht

Zum Überprüfen und Ändern der Gliederungsebenen eines Dokumentes eignet sich auch die "Gliederungsansicht". Sie kann, wie die anderen Bildschirmansichten (siehe unter: "Bildschirmansichten"), über das Menü 'Ansicht' eingeschaltet werden. Mit dem rechten der drei Buttons neben der unteren Scrolleiste kann ebenfalls in die Gliederungsansicht gewechselt werden.

In dieser Ansicht wird der Text "geschachtelt" dargestellt. Absätze, die mit der Formatvorlage "Überschrift 1" versehen wurden, die also die oberste Gliederungsebene bilden, beginnen am linken Bildschirmrand. Absätze der Formatvorlage "Überschrift 2" werden etwas nach rechts eingerückt. Absätze der dritten Gliederungsebene werden noch etwas weiter nach rechts gerückt usw. "Normale" Textabsätze, die keiner der Überschrift-Formatvorlagen angehören, werden etwas weiter rechts als die zugehörige Überschrift eingerückt. Auf diese Art entsteht ein Textbild, an dem, ähnlich wie bei einem Inhaltsverzeichnis, die Hierarchie der Überschriften durch deren Position schnell zu erkennen ist.

Anstelle des Zeilenlineals erscheint die folgende Kontrolleiste:

Wenn zur Übersichtlichkeit nur bestimmte Überschriftsebenen angezeigt werden sollen, kann mit den Buttons '1' bis '8' eingestellt werden, wieviele Ebenen sichtbar sein sollen. Die Zahlen entsprechen dabei der Nummer der Überschrift-Formatvorlage für die jeweilige Ebene. 'Alles' zeigt alle Überschriftsebenen und normale Textabsätze an. Wenn der Button 'nur erste Zeile ' aktiviert ist, wird jeweils nur die erste Zeile eines Absatzes dargestellt, was zur Überprüfung der Gliederung im Allgemeinen ausreicht und die Übersichtlichkeit erhöht.

Zur Änderung der Gliederungsebenen dienen die fünf linken Buttons der Gliederungs-Symbolleiste. Zunächst muß die Eingabemarke in den Absatz plaziert werden, der umgestuft werden soll. Mit dem Pfeil nach links wird eine Überschrift in die nächst höhere-, mit dem Pfeil nach rechts in die nächst tiefere Gliederungsebene gestuft. Die Absätze erhalten dann die entsprechende Überschrift-Formatvorlage. Der Doppelpfeil nach rechts wandelt eine Überschrift in einen normalen Textkörper um. Die übrigen Buttons sind von geringerer Bedeutung weshalb nicht näher auf sie eingegangen werden muß.

Durchnumerieren von Überschriften

Zum automatischen Numerieren von Überschriften wählen Sie 'Überschriften numerieren' aus dem Menü 'Format'. Folgendes Dialogfenster erscheint:

Überschriften numerieren

Hier kann eines von sechs vorgegebenen Numerierungsformaten gewählt werden. Wenn keiner der Vorschläge gefällt kann die Numerierung den eigenen Bedürfnissen angepaßt werden. Dazu dient der Button 'Bearbeiten'. Er öffnet ein weiteres Dialogfenster:

Numerierungsformat

Mit den Dialoggruppen 'Numerierungsformat' und 'Nummernposition' in der linken Hälfte des Fensters werden Art und Aussehen der Numerierung einer Überschriftsebene festgelegt. Im Feld 'Ebene x', das mit einem kleinen Scrollbalken versehen ist, wird die Überschriftsebene ausgewählt, auf die sich die Angaben links beziehen. Mit den Pfeiltasten wird bis zur Ebene "durchgeblättert", die geändert werden soll. Die Angaben der anderen Felder geben die aktuellen Einstellungen der selektierten Ebene wieder. Im Vorschaufeld kann das Ergebnis der Einstellungen überprüft werden.

Im Feld 'Zeichen oder Nummer' wird die fortlaufende Kennzeichnung der Überschrift festgelegt. Interessant sind hier die Großbuchstaben und Kleinbuchstaben sowie die arabischen und römischen Zahlen. Im Feld 'Beginnen mit' kann das Ausgangszeichen oder die Ausgangszahl eingetragen werden, von dem oder der aus dann hochgezählt wird. Natürlich wird die Numerierung für Unterüberschriften nach jeder Überschrift höherer Ebene neu begonnen.

'Text davor' und 'Text danach' geben die fixen Zeichen an, die links und rechts neben der variablen Überschriftnummer gedruckt werden.

'Aus Ebene davor Übernehmen' kann erst ab der zweiten Ebene bearbeitet werden. Mit Hilfe dieses Feldes wird eingestellt, daß die Nummern der vorhergehenden Überschriften vor die Numerierung der Unterüberschrift gestellt werden. Notwendig sind diese Optionen für Numerierungen im dekadischen Format ("1.2.1.3...") denn hier soll jeweils die gesamte Gliederungskette angegeben werden.

In der Dialoggruppe 'Nummernposition' werden die Position der Numerierung und die Einzüge der Überschriftsabsätze gewählt. Für unsere Zwecke sollten bei 'Ausrichtung des Listentextes' 'Links' festgelegt und die Abstände auf null gesetzt werden. Dadurch wird erreicht, daß die Überschriftennummern jeweils am linken Seitenrand, also bündig mit dem übrigen Text, erscheinen.

Wenn für alle Ebenen die nötigen Einstellungen vorgenommen wurden, ist der Dialog mit 'OK' zu schließen. Dann werden die Überschriften automatisch mit den gewünschten Nummern versehen.

Hier noch zwei Bespiele für automatische Numerierungen. Zunächst sehen Sie das Ergebnis. In den Tabellen werden die Einstellungen für den Dialog 'Überschriftennumerierung bearbeiten' wiedergegeben. Im zweiten Beispiel wurde die dritte Vorgabe des Dialoges 'Überschriften numerieren' als Vorgabe genommen, danach waren nur geringe Änderungen notwendig.

Beispiel 1

Bitte beachten: auch die Überschrift "Gutachten" soll im Inhaltsverzeichnis erscheinen. Sie erhält daher die Formatvorlage "Überschrift 1".

Gutachten

A. Strafbarkeit des A

I. SS242 StGB

A könnte sich...

1) Tatbestandsmäßigkeit

a) Objektiver Tatbestand

(a) Die herrschende Meinung

Die Vertreter der herrschenden Meinung...

(b) Die Mindermeinung

Nach der Mindermeinung...

b) Subjektiver Tatbestand

(a) Die herrschende Meinung

...

(b) Die Mindermeinung

...

Die Abschnittsüberschrift "Gutachten" besitzt die Formatvorlage "Überschrift 1" Sie soll keine Numerierung erhalten.

Feld

Ebene1
Ebene 2
Ebene 3
Ebene 4
Ebene 5
Ebene 6
Text davor





(
Zeichen oder Nummer
(ohne)
A, B, C,...
I, II, III,...
1, 2, 3,...
a, b, c,...
a, b, c,...
Text danach

._
._
)_
)_
)_
Beginnen mit
A
A
I
1
a
a
Aus Ebene davor übernehmen
Nichts
Nichts
Nichts
Nichts
Nichts
Nichts
Ausrichtung des Listentextes
Links
Links
Links
Links
Links
Links
Abstand zwischen Einzug und Text
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
Abstand zwischen Nummer und Text
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
Tip: um eine Numerierung vom Typ "aa, bb, cc..." zu erhalten, wählen Sie im Feld 'Zeichen oder Nummer' einfach 'a, b, c...' und tragen Sie als Ausgangszeichen "aa" im Feld 'Beginnen mit' ein.

Beispiel 2

Die Überschrift "Gutachten" erhält die Formatvorlage "Überschrift 1".

Gutachten

1 Strafbarkeit des A

1.1 SS242 StGB

A könnte sich...

1.1.1 Tatbestandsmäßigkeit

1.1.1.1 Objektiver Tatbestand

1.1.1.1.1 Die herrschende Meinung

Die Vertreter der herrschenden Meinung

1.1.1.1.2 Die Mindermeinung

Nach der Mindermeinung...

1.1.1.2 Subjektiver Tatbestand

1.1.1.2.1 Die herrschende Meinung

...

1.1.1.2.2 Die Mindermeinung

...

Als Vorgabe kann hier das dritte der vorgegebenen Numerierungsformate gewählt werden. Dann sind nur noch geringe Änderungen vorzunehmen:

Feld

Ebene1
Ebene 2
Ebene 3
Ebene 4
Ebene 5
Ebene 6
Text davor

.
.
.
.
.
Zeichen oder Nummer
(ohne)
1, 2, 3,...
1, 2, 3,...
1, 2, 3,...
1, 2, 3,...
1, 2, 3,...
Text danach






Beginnen mit
A
1
1
1
1
1
Aus Ebene davor übernehmen
Nummern
Nummern
Nummern
Nummern
Nummern
Nummern
Ausrichtung des Listentextes
Links
Links
Links
Links
Links
Links
Abstand zwischen Einzug und Text
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
0 cm
Abstand zwischen Nummer und Text
0,0 cm
0,25 cm
0,25 cm
0,25 cm
0,25 cm
0,25 cm
Tip: um die Überschriftennummer besser vom Überschrifttext abzuheben, kann für die Überschrift-Formatvorlagen ein "hängender Absatz" gewählt werden (siehe: "Absatzformatierung"). Das funktioniert nach meiner Erfahrung besser und zuverlässiger als mit den Einstellungen im Feld 'Nummernposition' herumzuexperimentieren.

Automatisches Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses

Wurden in einem Dokument die Überschriften mit den "Überschrift"-Formatvorlagen verbunden, dann kann auf Knopfdruck eine Gliederung an beliebiger Stelle im Dokument eingefügt werden.

Zunächst muß die Eingabemarke an die Position im Text bewegt werden, an der ein Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Über 'Einfügen, Index und Verzeichnisse' wird dann folgendes Dialogfenster geöffnet:

Inhaltsverzeichnis

Dort wählen Sie bitte die Registrierkarte 'Inhaltsverzeichnis'. Diese beinhaltet das Feld 'Formate', in dem einer aus sechs vorgegebenen Typen oder ein benutzerdefiniertes Verzeichnis, das in WinWord 7 den Namen 'Von Vorlage' trägt, gewählt werden kann. Die Gliederungsformate werden durch einfachen Mausclick selektiert. Im Feld Vorschau wird das Aussehen des selektierten Formates wiedergegeben. Einer der angebotenen Verzeichnistypen wird mit Sicherheit Ihrem Geschmack entsprechen, auf das benutzerdefinierte Format möchte ich daher nicht näher eingehen.

Die Felder 'Seitenzahlen anzeigen' und 'Seitenzahlen rechtsbündig' erklären sich von selber. Ihre Funktion wird auch im Vorschaufeld berücksichtigt.

Der Wert im Feld 'Ebenen anzeigen' muß der Anzahl der Gliederungsebenen im Dokument angepaßt werden, sofern alle Überschriften im Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen. Wenn die Datei also Überschriften von "Überschrift 1" bis "Überschrift 7" beinhaltet, dann muß hier eine sieben eingetragen werden.

Mit 'Füllzeichen' kann eingestellt werden, ob und mit welchem Zeichen der Raum zwischen dem Überschrifttitel und der Seitenzahl aufgefüllt wird. 'Ohne' läßt den Raum leer. Als Füllzeichen stehen Punkt, Bindestrich und Unterstrich zur Verfügung. Auch das Füllzeichen wird im Vorschaufeld angezeigt.

Nachdem das Fomat der Gliederung bestimmt wurde, ist der Dialog mit 'OK' zu beenden. Dann wird an der aktuellen Position im Text eine Gliederung entsprechend den Vorgaben eingefügt.

Beispiel: in unserem Übungstext sollte sich im ersten Textabschnitt (siehe: "Textabschnitte") eine Seite mit dem Titel "Gliederung" befinden. Bewegen Sie die Eingabemarke auf diese Seite in den Absatz unter der Überschrift "Gliederung". Wählen Sie 'Einfügen, Index und Verzeichnisse'. Aktivieren Sie im Dialog die Registrierkarte 'Inhaltsverzeichnis' und selektieren Sie das gewünschte Format. Nicht vergessen, die richtige Anzahl der Ebenen einzutragen. Auf Druck von 'OK' wird das Verzeichnis erstellt und an den Anfang des Textes eingefügt. Beachten Sie, daß die Nummern der Überschriften in der Gliederung ebenfalls angezeigt werden.

Tip: um ein Inhaltsverzeichnis nach Änderungen im Text zu aktualisieren, genügt es die Eingabemarke in das Verzeichnis zu bewegen und dort die Taste F9 (Felder aktualisieren) zu drücken. Dann wird die Frage gestellt, ob das Verzeichnis neu erstellt oder nur die Seitenzahlen aktualisiert werden sollen. Wurden zwischenzeitlich Überschriften eingefügt muß hier 'Neues Verzeichnis erstellen' gewählt werden. Ansonsten genügt 'Nur Seitenzahlen Aktualisieren'. Auf Druck von 'OK' wird die Gliederung dann entsprechend überarbeitet.


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